团队管理基本功：有效的职场沟通！

 
 
本文作者
 
 

施耀华

茅庐企业发展顾问

原阿里云华南大区中台负责人；

原五阿哥（阿里创投）总部中台及全国业务负责人；

原阿里铁军大区副总经理、中台总经理；

原Cisco亚太区内部销售负责人、原Dell大客户部香港大区内部销售大区经理。

 
 
正文字数3541字 | 预计阅读时间 6 分钟
 
 
经常有同学问我，团队管理是不是很难？
 
我觉得，如果用数字1-10来衡量团队管理的难度的话，最恰当的分数是π —— 难度不算大，但一路上麻烦无穷无尽，永远没有尽头。
 
是的，要把一个团队带好，确实不是一蹴而就，涉及到的方方面面，实在太宽泛。表面看到的各种管理动作，其深处隐含着很多的管理学、心理学和经济学等学科的理论知识。
 
不过，今天我们抛开这些唬人的理论，讲一些接地气的、带团队要具备的、可操作的基本要求：怎么跟团队上下进行沟通，以及涉及到的一些基本要素和需要注意的点。
 
 
从团队出发，了解自己
 
 
首先，团队沟通从了解自己开始。
 
或许很多人看到这里就笑了，毕竟谁还不了解自己呀？
 

真的吗？那请你试着回答以下问题：

 

1. 你在信息接收和传达的偏好是怎样的？

 
❖ 是看还是听？
 
比如我看到大段文字就犯困，更喜欢听，所以我喜欢听书多于看书。如果员工给我发来一长篇文字邮件，不如直接打电话或者把员工喊过来当面讲了。
 
❖ 你认为哪种信息接收效果最好？是视频、文字、色彩、表格、图形、PPT、思维导图中的哪一种？
 
我接收信息的主要方式是交谈，一来可以即时交流。如果不是当面听汇报，喜欢字少图多的简单明了的，反感文档型的PPT，作为工科男，更喜欢看思维脑图。
 
❖ 你是否喜欢自己做文字记录？
 
我做笔记只是记录性的辅助功能，当然，跟写字慢有很大关系，而且写字会妨碍我听。
 
❖ 你听汇报时，是先结论后原因，还是先原因后结果？
 

有科学证明，这些偏好跟每个人的基因和少年时期的习惯养成有密切关系。

 

2. 你每天的时间是否有规律的安排？

 

比如到公司的时间是随意的还是相对固定的？哪个时段基本是在会议上？哪个时段会相对空闲？甚至于是否会有午休的习惯？

 

3. 你的管理风格是怎么样的？

 
是独裁型、协商型还是群体型？值得注意的是，思考这一点会比较容易会给自己贴标签、而更加强化自己的判断，需要辨证来看。
 
 
以上这几个问题，其答案都与团队沟通的高效与否息息相关。
 
如果你已经有很清晰的答案了，恭喜你，离高效沟通进了一步了。
 
 
推己及人，加强培训
 
 
然后，主动与下属建立有效的沟通路径，了解了自己以后，推己及人。
 
首先，让下属了解自己的行为类型及偏好。你的团队会很感激你的这个动作的。
 
假如下属知道你不容易理解大段文字，那TA们就会慢慢减少无效信息的传递而提高文字的含金量，减轻你的信息负担；
 
假如下属知道用思维脑图可以更快得到你的响应的时候，自然也会做相应的改变；
 
如果自己不习惯于做记录，那就轮流指派某个参会人员做会议记录并在会后发给参会者，这些好处大家都懂。
 
这一步的关键作用是让他们知道了如何可以更加快速传递信息，快速得到资源响应，从而从整体上提高了团队的工作效率。
 
第二，让下属了解自己的时间安排。
 
这将减少很多不必要的干扰。例如当知道你在开会的时候，大家没什么紧急的事情也就不会找你了。同时也空出某些时间间隙让下属主动汇报一些自己可能没有放在当天议事议程上的任务进展。
 
第三，培训下属更高效的沟通工具和思维方式。
 
这也是从另一个层面帮助员工成长。例如上面提到的思维脑图、PPT、Excel等工具。
 
还可以学习金字塔原理的汇报思路。
 
什么是金字塔汇报思路？大家看了下面这例子就懂了。
 

这里有一个下属做汇报的例子：

 

“ x总，我们的原材料价格近期上涨了不少。昨天物流公司打电话来说物流费也要提价，我了解了其它几家，但还是没有办法说服他不涨价。还有，竞争品牌***最近也涨价了，我看到……。另外，最近其它费用支出也有所增长，如果我们能涨点价，可能会……”


这个汇报里，员工很尽责去收集到比较全面的信息了，好像剩下来就是等我去做决定了。
 
可是，我听完还是一头雾水，还得重新再听一遍再梳理一下思路。
 
那，他有没有更好的汇报方式呢？
 

不如试试这样：

 

❖ x总，我建议我们产品提价15% -- 20%，超过主要竞争对手

❖ 因为：

第一，原材料价格上涨20%，物流成本也上涨5%；

第二，竞争品牌全部都调价10%--20%，我们应该跟进；

第三，费用超标，我们还应该拉出空间，多做广告……

❖ 您看是否可行？


那这回，是不是清晰很多，并且可以很快做出判断呢？
 
所谓金字塔汇报思路，就是先结论后细分、先论点后论据、先结果后过程。相信经过不断地训练，员工以后就知道该如何跟你汇报工作了。
 
第四，如果有可能，逐渐影响横向部门的同事，协助提高公司整体沟通效率。
 
比如在某些跨部门的沟通中，真诚表达出自己对于某一类的信息接受速度有点慢，希望对方放慢速度或者以后调整一下呈现风格。
 

一般情况下，对方为了达到推销自己观点以及争取更多支持者的目的而给予配合。

 

我记得某次在阿里云的面向全员的产品规划视频会上，某产品负责人一上台就打开他那密密麻麻的PPT。总裁当场就把他给喊停了，然后问站在后面的人能否看清楚PPT上的内容。

 

后面的人纷纷摇头，确实看不清。于是总裁及全国业务负责人为这事“教育”这位产品经理一个多小时，最后让该他立马去修改PPT，修改完再回来讲。轮到下一个同事上场，他直接说“我今天没有准备PPT……”，全场哄笑，还好尴尬得以化解，会议继续。
 
假如之前有其他部门的同事给这位产品经理提过类似的建议，或许他不会遇到这难忘的全球直播的尴尬一幕。
 
 
适配下属，调整风格
 
 
接下来，还要了解自己的下属，以及匹配对应的管理风格。
 
首先，了解下属的性格特质。
 
这极大地影响着后续工作结果。不管是五型人格还是DISC，虽然不能尽信，但建议可以作为某一时期的参考去做一做。或许，还会有两个隐含的好处：
 
一是在测试过程中员工内心会产生自我暗示，对于一些优势的特质会得到强化；
 
二是在这个过程中，员工的短板也会在所有人面前呈现出来，有助于拉近员工之间的距离，促进团队融合。
 
其次，了解下属的准备度。
 
不同的下属在不同的任务以及不同的任务阶段，其准备度都不一样。假如按照能力和意愿进行象限划分的话，有以下四类：
 

下属的四种类型：

 

  R1：无能力，无意愿且无信心

  R2：无能力，有意愿或有信心

  R3：有能力，无意愿或无信心

  R4：有能力，有意愿且有信心

 
对不同象限的下属，所需要的管理风格和管理方法都不一样。
 
每个人的管理风格一般都有自己的偏好，而且人的大脑的思考系统会趋于懒惰（高效）而倾向于想简单地用一种风格打遍天下。
 
实际上是不可能的。因为管理的有效性取决于管理风格与管理情境的匹配度。
 
那不匹配怎么办？改变自己的风格还是改变下属？
 
我的建议是管理风格做适时调整。理由只有一个：管理者的目的是通过团队来实现目标，所以如何以下属为主要对象，最大化激发下属的生产力是核心。采用下属乐于接受的和具有激励性的管理风格，是明智的。
 
 
管理风格要根据不同的情境做出调整，这个“情境”要考虑：不同的人，不同的任务结构，不同的项目阶段，乃至职位权力。
 
正如论语中，子路问：“闻斯行诸？”子曰：“有父兄在，如之何其闻斯行之？”冉有问：“闻斯行诸？”子曰：“闻斯行之。”——这里面孔老夫子对于同样的问题，答案却因人而异。管理团队也是同样的道理。
 
 
向上沟通，6点建议
 
 
最后，主动与上级建立有效的沟通路径。
 
假如自己还不是企业的最高领导者，那就要以自己下属看自己的角度来进行向上沟通了。
 
以下6点思路供大家参考：
 
❖ 了解我的上级的行为类型及偏好。
 
这个对于空降或者新晋升的管理者在进入岗位初期尤为重要。创造更多的交流机会，真诚用心地去了解，这个是“蜜月期”的必备功课。
 
❖ 了解我的上级的管理风格如何与情境适配。
 
例如他是如何对待不同的事情和不同的人的？
 
❖ 主动扫除上级的管理盲区，主动汇报，及时复命。
 
了解上级的时间安排，在其空隙时间主动上门汇报项目进展，因为上级不可能记住所有事情，会存在管理盲区。等他想起来问你跟你主动汇报，这在上级的管理感受上是截然不同的。当然，在商定的汇报时间，及时出现并呈现进展结果就是必须的了。
 
❖ 遇到问题先思考解决方案，给上级做选择题。
 
这里值得注意的是，选项最多不超过三个，且带有自己的倾向及充分的选择理由，支撑上级尽快做出决定。
 
就如：“A是什么，B是什么，优缺点各是什么，我觉得A比较合适，因为相对B来说，A还可以……”。 
 
❖ 用乙方的思维来对待项目任务。
 
为什么这么说呢？如果单纯是下属员工的身份，做不到100%可能只是产生部分影响；而当乙方拿不到结果的时候，那就是0和1的区别了。
 
所以，接受任务后，要有破釜沉舟的魄力和不成功便成仁的决心。同时在任务沟通时要基于现状全面分析，给上级设好期望值，想尽办法努力超值交付。
 
❖  碰到不一样的观点，先别急着反驳或者内心抗拒。
 
尝试着以上级的角度来思考问题。这个在阿里叫“揪头发”。很多时候，观点不同，往往只是因为角度不同。就如躺在妈妈怀里的娃娃容易看到妈妈的双下巴，而站在旁边的大人最容易看到的却是妈妈头上有没有白头发，一样的道理。
 
综上所述，大家是否会觉得在这个团队的沟通中，向上管理比向下管理要做的事情更多呢？是否有点媚上了？
 
其实，老祖宗早就有智慧提点了，子曰：“君使臣以礼，臣事君以忠。”对下属要求不能太高，守住底线，以礼相待；对上级要忠心尽责，自然投入就需要更多了。但虽然要克制自己不对下属提过高要求，但可以真诚提出自己的期望，减少沟通过程中不必要的损耗，从而提高团队管理中的整体沟通效率。
 

 

好了，今天分享了几个职场沟通基本要素：
1）了解自己、推己及人；
2）适配下属、调整风格；
3）建立路径、向上沟通。
 
你的过去经历中，哪个沟通技巧对你最有帮助？欢迎文章底部留言。
 
 
 
 
 

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